|
Salah satu usaha keras yang senantiasa diperjuangkan oleh
seorang praktisi Public Relations adalah bagaimana dapat menginformasikan
berbagai momen penting, khususnya yang berhubungan dengan terobosan dan
perkembangan kekinian (mutakhir) organisasi tempatnya bekerja. Dalam praktik
public relations hal tersebut pada prinsipnya melibatkan dua takik dalam
perencanaan public relations, yakni taktik menulis dan berbicara. Kedua taktik
ini juga disebut dengan keahlian praktis yang perlu dikembangkan untuk
menunjang fungsi manajemen public relations dalam organisasi. Kedua taktik ini
seringkali digunakan juga untuk saling melengkapi dalam rangka seorang praktisi
PR menjalankan fungsinya secara maksimal dalam mewujudkan tujuan program PR.
Wicaksono Noeradi, dalam acara Musyawarah Besar
Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas Indonesia) di Yogyakarta
pada akhir tahun 2004 lalu menyatakan bahwa 70% aktivitas public relations
adalah menulis. Hal ini menunjukkan bahwa kemampaun dan kemahiran menulis dalam
praktik public relations menjadi hal yang sanagat penting. Seorang PRO (Public
Relations Officer) mau tidak mau harus menguasai dan mampu membuat tulisan yang
selain memiliki news value buat publik organisasi (investor, mitra kerja,
media/pers dan khalayak sasaran).
Sebagai sebuah ilustrasi, ketika peristiwa meluapnya
lumpur Lapindo di Sidoarjo, Jawa Timur dengan impact yang begitu besar terhadap
lingkungan dan masyarakat sekitar. Sesungguhnya peristiwa itu pada awalnya
merupakan krisis bagi pihak manajemen Lapindo, walau seiring perkembangan dan
volume luapan lumpur peristiwa tersebut akhirnya menjadi krisis nasional.
Krisis tersebut menjadi semakin besar selain factor alam, juga karena adanya
eskalasi peristiwa yang dilakukan oleh pihak media. Peristiwa lainnya dengan
skala yang lebih kecil sebut saja ketika Lion Air mengalami kecelakaan di ujung
landasan Bandar udara Adi Sumarno akhir 2004 atau juga hilangnya pesawat Adam
Air dan lain-lainnya. Liputan peristiwa terkait dengan peristiwa-peistiwa di
atas secara langsung oleh beberapa stasiun televise meningkatkan tekanan yang
dihadapi oleh pihak manajemen atau bahkan pihak pemerintah. Kebutuhan informasi
menjadi sangat tinggi.
Berbagai pihak mulai dari pihak keluarga korban, pengelola
bandara atau daerah, kepolisian, berbagai instansi terkait, rumah sakit,
manajemen, karyawan dan lainnya secara personal maupun kelompok membutuhkan
informasi dengan tingkat dan jenis yang beragam. Seperti dipaparkan Prayudi,
SIP, MA dlaam bukunya Penulisan Naskah Public Relations (2006), pengelolaan
krisis terkait peristiwa tersebut secara baik adalah tantangan tersendiri bagi
Departemen Public Relations aau Departenem Komunikasi dari masing-masing
instansi baik Lapindo, Pemerintah, Lion Air, Adam Air dan lainnya. Informasi
yang berhubungan dengan berbagai peristiwa tersebut diberikan kepada pihak
media tidak boleh berbeda walaupun bentuk informasi yang diberikan kepada
public bias jadi beragam. Di sini hal pertama yang harus dilakukan dengan baik
dan benar kepada public (misalnya wartawan dan pihak lainnya) adalah
mengkomunikasikan informasi tersebut secara cepat dan tepat sesuai fakta.
Dari gambaran di atas dapat ditarik garis besar bahwa sejatinya
aktivitas public relations (PR) jauh dari gambaran aktivitas yang hanya sekedar
sebagai pemanis (make up) agar citra organisasi baik di mata publik. Sepeti
dalam tulisan sebelumnya (Media Relations: "Jangan hanya dijadikan "pemadam
kebakaran" saja tapi sebagai teamwork dan keluarga anda) bahwa jika
ditilik lebih jauh lagi dalam fungsi manajemen, aktivitas public relations
meliputi berbagai aspek manajemen yang tujuan utamanya adalah menciptakan mutual
understanding antara organisasi dengan publik (investor, mitra kerja,
media/pers dan khalayak sasaran). Di sini keahlian menulis dan bicara bagi
seorang praktisi PR menjadi sangat penting dalam rangka menerjemahkan kebijakan
pihak manajemen disatu sisi dan di sisi lain adalah dalam menerjemahkan dan melihat
opini publik.
Seperti dijelaskan oleh Dr. Rex Harlow, PR merupakan
fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama
antara organisasi dengan publiknya, serta menyangkut aktivitas komunikasi,
pengertian, peneimaan, dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam permasalahan,
membantu manajemen agar mampu menganggapi opini public; mendukung manajemen
untuk mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai
system peringata dini untuk mengantisipasi kecenderungan perunahan; menggunakan
penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.
Penekanan terhadap kemampuan menulis bagi praktisi PR ini
juga dipaparkan oleh Fraser P Seitel dalam bukunya The Practice of
Public Relations (1984). Fraser P Seitel menekanan bahwa sangat
penting para praktisi PR menguasai keterampilan menulis menulis sebagai
kemampuan aplikasi praktis selain kemampuan konseling dan penilaian manajerial.
Lebih jauh Seitel menegaskan bahwa, jika seorang tidak bias menulis-mengekspresikan
ide di atas kertas - maka peluang sukses bagi seorang tersebut sangat kecil. Seitel
juga menegaskan bahwa menulisbagi mata berbeda denganmenulis bagi telinga.
Artinya menulis artikel untuk media massa atau majalah atau newsletter memiliki
konsep dan bentuk yang berbeda dengan menulis teks (scripts) untuk dibaca dan
didengarkan oleh publik.
Dengan demikian dalam hal
penguasaan atau pemahaan teknik dalam penulisan berbagai naskah PR menjadi
sangat penting sekali. Ada berbagai bentuk pelatihan penulisan naskah PR, juga
ada beragam cara untk dapat menulis dengan baik guna mendukung fungsi PR secara
aplikatif. Oleh karenanya pemahaman akan beberapa faktor penting yang biasa
dijadikan pertimbangan dalam penulisan menjadi langkah yang penting. Faktor-faktor
tersebut seperti bagaimana orang-orang bisa membaca informasi yang kita tulis,
menilai baik buruknya informasi yang dibaca, dan pada akhirnya mengambil
tindakan sesuai dengan harapan kita. Keahlian menulis mencakup bagaimana
seseorang memiliki pemahaman mengenai apa yang akan ditlis, bagaimana pesan
tersebut ditulis, dan melalui media apa termasuk bagaimana memahami teknik
penulisan dan sosiologi media sekaligus.
Seperti juga dalam upaya
menjalin hubungan baik dengan media, dalam penulisan, seorang PR juga harus
memahami mediascape (jenis/bentuk media dengan berbagai karakteristiknya
masing-masing) serta berbagai aspek lainnya yang dapat mendukung seorang PR
menulis naskah dengan baik. Aspek-aspek krusial dalam penulisan naskah PR yang
perlu juga dipahami adalah apa tujuan dari penulisan ini, objectivitas
penulisan, konfirmasi ulang pada sumber dan fakta dari informasi yang ada,
pemahaman akan dampak dari tulisan tersebut,s erta teknik dasar penulisan
termasuk di dalamnya adalah pemahaman akan perbedaan penulisan yang dilakukan
oleh PR dengan Jurnalistik (media). Selain itu kemampuan menciptakan sebuah
nilai berita dengan tetap berdasarkan fakta dan jujur juga menjadi pedoman
utama penulisan naskah PR. Lebih jauh, seorang PR juga dituntut memahami ragam
bentuk informasi yang memiliki nilai berita atau dapat dijadikan berita yang
layak, seperti kebaruan informasi (timeliness), peristiwa yang dekat dengan
keseharian (proximity), beberapa peristiwa yang layak diinformasikan
semata-mata karena ada orang terkenal di dalamnya (eminence &
prominence), peristiwa yang memiliki dampak dan mempengaruhi aktivitas
keseharian masyarakat (consequence& impact), serta peristiwa yang menarik
seputa kehidupan manusia (human interest).
Ada beragam aktivitas
penulisan dalam PR yang juga perlu dipahami, seperti penulisan press release,
feature, backgrounders, factsheet, whitepaper, dan brosur, penulisan untuk web
organisasi, newsletter, laporan tahunan dan lainnya. Beberapa bentuk penulisan
naskah PR ini juga telah dijelaskan secara singkat dalam tulisan sebelumnya
(Media Relations: Media Relations: "Jangan hanya dijadikan "pemadam kebakaran"
saja tapi sebagai teamwork dan keluarga anda), tetapi perlu dipahami
bahwasannya penulisan press release akan berbeda dengan penulisan untuk feature
atau lainnya. Dalam sistem penulisan jurnalistik dikenal konsep piramida
terbalik yang juga bisa dijadikan acuan untuk beberapa penulisan naskah PR
seperti penulisan press release, newsletter maupun feature dan lainnya. Dalam
konsep Piramida Terbalik tentu anda sudah sangat sering melihat bentuknya atau
bahkan mencoba untuk menulis dengan acuan konsep ini.
Dalam Piramida Terbalik teknik
penulisan dipetakan menjadi tiga bagian menurun. Pertama adalah membuat lead, kemudian Body
Text, dan bagian terakhir adalah penutup. Sesuai dengan urutan dalam
Piramida Terbalik ini, Lead merupakan bagian paling penting dan
didalamnya mengandung unsur 5W1H /W5H1 (Who, What, Where, When, Why dan How)
dari sebuah peristiwa/momen yang terjadi. Untuk penulisan naskah berita,
jurnalis senantiasa berusaha memenuhi enam unsure ini dalam pembuatan lead.
Kemudian Body Text, atau latar belakang ini berisi bebagai informasi
yang mampu memperjelas atau mendukung cerita atau berita pada lead atau
penjabaran lead dengan dukungan fakta dan data yang lebih teknis. Untuk membuat
tulisan itu lebih memiliki nilai, setelah memaparkan secara panjang lebar ide
dan gagasan yang ada dalam lead dengan format menurun mulai dari fakta penting
hingga yang kurang penting dalam body text, kini saatnya memasukkan
sebuah kutipan.
Kutipan sangat bermanfaat selain untuk memberi kesempatan
kepada orang yang diberitakan untuk berkomunikasi secara langsung dengan
pembaca, juga oleh media dijadikan sebagai inisial narasumber. Kutipan ini juga
bisa dijadikan sebagai transisi untuk mengarahkan pembaca dari satu paragraph
ke paragraph berikutnya secara halus. Kemudian untuk naskah press release,
jangan lupa cantumkan contact person. Hal ini untuk memudahkan wartawan / media
untuk melakukan konfirmasi ulang atau sekedar untuk mencari tambahan informasi.
Pemaparan di atas memang masih
sangat kurang untuk menambah penguasaa teknik seorang PR dalam menulis naskah
PR. Dan untuk dapat menguasai teknik dan taktik menulis dengan baik bagi
seorang PR diperlukan sebuah pelatihan yang khusus dan mengkhususkan pada
penulisan naskah PR. Namun demikian pemahaman akan aspek-aspek dalam penulisan
seperti diuraikan di atas menjadi hal yang sangat krusial pagi seorang PR. Dan
yang terpenting, dalam penulisan naskah, para praktisi (seorang PR) harus mampu
menjembatani kepentingan pihak manajemen organisasi dengan kepentingan publik
organisasi. Jadi menulis itu mudah karena sadar atau tidak setiap hari dalam
aktivitas kita senantiasa bersentuhan dengan tulis-menulis. Namu demikian,
menulis yang bisa mempengaruhi minat orang lain itu perlu dipelajari dengan
seksama dan serius.
-------------------
(daftar pustaka: Yosal
Iriantara (2005) "Media Relations (konsep, pendekatan dan praktek), dan
Prayudi, SIP, MA Penulisan Naskah Public Relations)
-------------------------
[Penulis adalah pendiri dan
program director VIP enterprise yang juga aktif sebagai Media Relations
Consultant Asbanda, PR Consultant Intuisi Communications, , Redaktur F (Film)
Magazine, Trainer di The International Republican Institute (IRI) untuk media
relations dan Candidate branding dan Branding New Party. Selain itu ia juga
mengajar media relations dan creative writing di Selapa Polri untuk Dikjur
Humas angkatan 2008, Pernah menjadi Program Director Pelatihan Public Speaking
DivHumas Mabes Polri (27 Juli s/d 15 Agustus 2008 di Hotel Paragon Jakarta). Personal web http://tarsihekaputra.multiply.com,
www.trainersclub.or.id,
www.mediakonsumen.com ]
|
|
|
(0 vote)